Зміни до Типової інструкції з діловодства: огляд 12 новацій

КМУ постановою від 25.09.2025 № 1188 змінив та доповнив Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджену постановою КМУ від 17.01.2018 № 55 (далі — Типова інструкція № 55).

Вимоги Типової інструкції № 55 щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами поширюються не лише на центральні та місцеві органи виконавчої влади, їх територіальні органи, а й на підприємства, установи, організації, що належать до сфери управління центральних або місцевих органів виконавчої влади (далі — установи). Отже, на приватні підприємства інструкція не поширюється, проте на неї можна спиратися як на методичну рекомендацію.

Зміни та доповнення узгоджують положення Типової інструкції № 55 із практикою документування управлінської інформації та ведення діловодства. Деякі мають важливе юридичне чи практичне значення, а деякі є суто редакційними й уточнюють окремі вимоги.

Розглянемо 12 новацій.

1. Пункт 16 доповнили положенням, що надає право Мін’юсту затверджувати примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів, які створюють під час діяльності установи. Це доповнення дасть змогу протягом одного-двох місяців затвердити та ввести в дію Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, який 8 квітня 2025 року схвалила Науково-методична комісія Державної архівної справи України.

2. Доповнили формулювання розпорядчої частини наказу чи розпорядження з кадрових питань (особового складу), яка починається з дієслова у формі інфінітива: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Раніше після цих слів великими літерами зазначали прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу або розпорядження, і малими — його власне ім’я. Тепер слід зазначати також по батькові (за наявності). Причина змін — важливість інформації, що містять такі накази щодо конкретних працівників. Адже її використовують, щоб підтверджувати стаж, трудову діяльність тощо.

3. Доповнили вимоги щодо оформлення в протоколі розділу «ВИРІШИЛИ». Тепер після тексту виступу останнього учасника засідання, який викладають від третьої особи однини («зазначив», «запропонував», «наголосила» тощо), обов’язково зазначають рішення колегіального органу, яке треба ухвалювати з кожного питання окремо. Після голосування вписують його результати: «за», «проти», «утримався».

4. Змінили вимоги до оформлення вступної частини протоколу засідання, а саме до порядку зазначення учасників засідання. Після прізвища та власного імені секретаря засідання / органу спочатку зазначають прізвища та власні імена присутніх постійних членів колегіального органу / зборів, а потім — прізвища та власні імена осіб, яких запросили на засідання (із зазначенням посади та найменування установи).

Слова «за потреби», що стосувалися зазначення у вступній частині протоколу назв посад і найменувань установ запрошених осіб, виключили. Тобто назви посад запрошених осіб та найменувань установ, які вони представляють, тепер вказуємо обов’язково. Зауважимо, що залишилося без змін положення про те, що якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб (чи це члени колегіального органу, чи запрошені особи), то треба зазначати їх загальну кількість із посиланням на список, що додають до протоколу. Наприклад:

5. Уточнили, що одним зі складників реквізита «Адресат» у листі може бути не просто «адреса», а саме поштова адреса.

6. Уточнили назву виду наказів, що регулюють управлінські рішення щодо трудових відносин із конкретним працівником — «накази з кадрових питань (особового складу)». В установі зазвичай видають один вид наказів:

• військова / воєнізована установа, де проходять службу військовослужбовці та цивільні наймані особи, які за законодавством йменуються особовим складом, — з особового складу;
• організація чи установа, управлінська діяльність якої має цивільний характер, — з кадрових питань.

Вид наказу закріплюють в інструкції з діловодства з урахуванням вимог законодавства.

7. Погодили з трудовим законодавством положення пункту 97: зокрема, виключили слово «співробітник» у контексті правил складання індивідуальних наказів / розпоряджень, у яких міститься інформація про одного працівника.

8. Із пункту 108 вилучили вимогу щодо оформлення протоколів на бланках або чистих аркушах паперу формату А4 лише з поздовжнім розташуванням реквізитів. Адже протоколи засідань оформлюють на бланках із кутовим або поздовжнім розташуванням реквізитів. Зокрема у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів рекомендують протоколи, що підлягають затвердженню, оформлювати на бланку з кутовим розташуванням реквізитів, щоб праворуч проставити гриф затвердження.

9. Уточнили правила оформлення номенклатури справ, зокрема її граф 4 та 5.

Тепер у графі 4 біля строків зберігання справ зазначаємо номери статей типових і галузевих переліків видів документів, що затверджені відповідно до законодавства та нормативно встановили строки зберігання відповідних видів документів. Раніше пункт 207 інструкції містив лише узагальнене поняття «перелік документі...